Effiziente Controlling-Instrumente

Computer-Kassen haben die einfachen Registrierkassen nicht zuletzt auch deswegen abgelöst, weil sie einen Zahlungsvorgang abwickeln können und zusätzlich wichtiger Bestandteil von betrieblichen Warenwirtschaftssystemen sind. In den nächsten Jahren werden sie sich weiter hin zu einem verlängerten Terminal der Bürosoftware entwickeln und dezentrale Verwaltungsaufgaben unterstützen. Voraussetzung dafür ist die Möglichkeit einer Anbindung von Backoffice-Anwendungen zur Filialkommunikation, Produktionssteuerung sowie zum Bestellwesen oder Arbeitszeitmanagement. Schnittstellen sollten darüber hinaus eine breite Unterstützung für Peripheriegeräte wie Drucker, Waagen oder Scanner bieten.

Nicht nur bei häufig wechselndem Personaleinsatz ist eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche wichtig, so finden sich auch Aushilfen oder Teilzeitkräfte schnell zurecht. Bei modernen Kassen lassen sich deshalb Anzeigen und Schaltflächen frei positionieren, so dass die verschiedenen Bildschirmseiten übersichtlich sind und nur die jeweils nötigen Eingabeoptionen anbieten. Laufen alle Kassenmodelle auf der gleichen Softwarebasis oder existieren Schnittstellen, bietet sich eine Vernetzung an. Das erlaubt während des Buchungsvorgangs einen Wechsel des Kunden oder des Verkaufspersonals über mehrere Kassen hinweg sowie jederzeit einen problemlosen Datenabgleich.

Bei den Kassen gibt es grundsätzlich zwei Systemwelten. Proprietäre Systeme basieren auf Hard- bzw. Software, die nicht den allgemein anerkannten Standards entsprechen und an das Komlettsystem eines Herstellers gebunden sind.

PC-Systeme dagegen setzen in der Regel auf die Windows-Welt, mit kassenspezifischer Zusatz-Hardware wie Bondruckern oder Touch-Bildschirmen. Durch den Preisverfall der PC-Hardware in den vergangenen Jahren sind die Kosten für beide Systeme inzwischen vergleichbar.

Proprietäre Kassen wie von Vectron, Sharp oder Casio benötigen nur verlgeichsweise wenig Prozessorleistung und Speicherkapazität, da sie neben der Kassenanwendung selbst kein Betriebssystem als zusätzlichen Überbau benötigen. Alle Vectron-Kassen, egal ob proprietär oder PC-basiert, können im Netzwerk über die Kommunikationssoftware Vectron Commander von der Zentrale aus gesteuert werden. Bediener-, Artikel- und Preisdaten müssen dann nur einmal eingegeben werden und lassen sich anscshließend an beliebig viele Kassen übertragen oder individualisieren. Die Kassen-Software beinhaltet Spezialfunktionen für Bäckereien und Konditoren wie Bediener- und Kundenfloating, einfache Bestellabwicklung und Eingabe von Inventurdaten, Scannerunterstützung für verschiedene Strichcodesysteme sowie mehrere Preisebenen pro Artikel für die einfache Umschaltung auf Preise z.B. für das Personal oder für Vortagswaren. Nützlich ist auch die Umschaltfunktion für unterschiedliche Mehrwertsteuersätze. Zahlreiche Kontrollfunktionen helfen, Kassendifferenzen zu verringern. Die artikelgenaue Erfassung aller Umsätze, Bestellungen und Retouren liefert detaillierte Daten für ein effektives Controlling. Die gesamte Software von Vectron umfasst z.B. gerade einmal 2,5 MB.

PC-Kassen wie von BackNet, Ulmer Kemo oder ebenfalls von Vectron bieten jenseits der Kassenwelt die Möglichkeit zusätzlich auch Office-Software, Warenwirtschaftssysteme oder E-Mail-Programme einzusetzen. Für Filialen mit Cafébereich oder Internetzugang sind PC-Kassen gleichzeitig auch zum Betrieb eines mp3-Players für die Hintergrundmusik oder den WLAN-Router zu nutzen. Bei vernetzten PC-Kassensystemen lassen sich Funktionserweiterungen als Update schnell und unkompliziert über Nacht per Internet aufspielen.

Während den PC-Kassen in der Vergangenheit bisweilen nachgesagt wurde durch die Verwendung von Festplatten mit mechanischen Teilen störanfällig zu sein, sind in modernen Systemen inzwischen, ebenso wie in den proprietären Kassen, robuste und leistungsfähige SD-Karten mit ausreichend großem Flashspeicher verbaut, die eine sehr zuverlässige Funktion garantieren. Für maximale Betriebssicherheit sorgt bei Vectron und Ulmer Kemo eine direkte und permanente Datensicherung auf einem handelsüblichen USB-Stick oder einer Flash-Card. Im Notfall verwandelt sich so ein Ersatzgerät in eine exakte Kopie der ausgefallenen Kasse und ermöglicht ein unmittelbares Weiterarbeiten.

Mit dem PC-Kassen-Programm POS PC lässt sich die Kassensoftware von Vectron auch auf schon vorhandenen Computerkassen mit Windows-Betriebssystem einsetzen. Ein einheitliches Datenformat ermöglicht den Austausch von Artikeln, Umsätzen und anderen Informationen. Zur Datenübertragung via Modem, ISDN oder Internet dient das Kommunikationsprogramm "Commander".